Envoyer une newsletter peut sembler simple : une base d’adresses, un outil d’e-mailing, un message bien rédigé, et le tour est joué. Mais depuis l’entrée en vigueur du RGPD, les règles en matière de prospection électronique sont devenues précises. Pour rester conforme, il faut respecter un cadre légal strict à chaque étape : collecte, traitement, envoi et gestion des désinscriptions.

Comprendre le principe de base : le consentement

Avant tout envoi, il faut identifier la base légale du traitement des données. Pour la prospection par e-mail, deux situations existent :

• Pour les particuliers (B2C)

L’envoi d’e-mails publicitaires nécessite le consentement préalable et explicite de la personne. Ce consentement doit être libre (aucune case précochée ou condition imposée), spécifique (dédié à la réception de newsletters), éclairé (la personne sait à quoi s’attendre) et traçable (preuve conservée). Les adresses collectées sans consentement, par exemple via l’achat d’une base, ne peuvent pas être utilisées.

• Pour les professionnels (B2B)

Le consentement n’est pas toujours obligatoire, à condition que le message ait un lien direct avec l’activité professionnelle du destinataire et que l’e-mail soit adressé à une adresse professionnelle nominative (ex. prenom.nom@entreprise.fr). Il est également nécessaire que le destinataire soit informé de l’origine de son adresse et de son droit d’opposition. Un lien de désinscription reste obligatoire dans tous les cas.

Constituer une base de contacts conforme

Une newsletter conforme commence par une collecte de données légitime. Voici les bonnes pratiques :

• Créer un formulaire d’inscription clair sur votre site, une landing page ou une signature e-mail.
• Afficher une mention d’information à proximité du formulaire, précisant l’objectif du traitement (ex. : “réception de notre newsletter mensuelle”), le responsable du traitement (RT), la base légale (le consentement), le droit de retrait et de suppression des données.
• Conserver la preuve du consentement (date, canal de collecte, contenu de la mention).
• Ne jamais utiliser de fichiers achetés ou loués : ils ne respectent généralement pas le RGPD.
• Mettre à jour régulièrement la base en supprimant les contacts inactifs ou désabonnés.

Rédiger une newsletter conforme

Le contenu d’une newsletter doit respecter plusieurs obligations :

• Mentionner clairement l’expéditeur (nom de l’entreprise ou du service).
• Indiquer la finalité : informer, promouvoir, fidéliser…
• Intégrer un lien de désinscription fonctionnel et immédiat.
• Ne pas masquer l’identité de l’expéditeur (pas d’adresse “no-reply”).
• Éviter la collecte indirecte de données (tracking excessif, partage non autorisé).
• Respecter la durée de conservation : les adresses ne doivent pas être conservées indéfiniment si la personne ne lit plus les messages.

Choisir un outil d’e-mailing conforme au RGPD

Le choix du prestataire est un point souvent négligé. Pour être en règle, assurez-vous que votre outil :

• Héberge les données dans l’Union européenne ou dans un pays reconnu comme adéquat par la Commission européenne.
• Propose un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.
• Offre la possibilité de gérer les désinscriptions automatiquement.
• Permet de tracer le consentement (date d’abonnement, IP, formulaire d’origine).
• Garantit la sécurité des données (authentification, chiffrement, sauvegarde).

Exemples de solutions conformes : Mailjet, Brevo (ex-Sendinblue), Sarbacane, ou encore MailerLite (si les serveurs sont situés dans l’UE).

Gérer les désinscriptions et les droits des abonnés

Chaque abonné doit pouvoir exercer facilement ses droits :

• Droit d’accès : savoir quelles données sont conservées.
• Droit de rectification : modifier ses informations.
• Droit à l’effacement : se désinscrire et demander la suppression de ses données.
• Droit d’opposition : refuser de recevoir de nouvelles communications.

Bonnes pratiques :

• Le lien de désinscription doit être visible et actif en un clic.
• Les demandes doivent être traitées rapidement (idéalement sous 48 h).
• Les personnes désinscrites doivent être retirées de la base principale, mais vous pouvez conserver une trace minimale (e-mail et date de désinscription) pour éviter toute réimportation accidentelle.

Tenir une documentation RGPD à jour

Le RGPD impose une traçabilité de toutes les opérations de traitement. Pour votre newsletter, il est utile de tenir :

• Un registre des traitements indiquant la finalité (prospection commerciale / fidélisation), la base légale (consentement ou intérêt légitime pour le B2B), la catégorie de données (e-mail, nom, entreprise, historique d’ouverture), la durée de conservation, les mesures de sécurité, les preuves de consentement (sauvegardées en cas de contrôle), et les contrats de sous-traitance avec votre outil d’envoi.

Les risques en cas de non-conformité

Ignorer les règles peut coûter cher :

• Sanctions financières de la CNIL : jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
• Signalement comme spam par les destinataires, ce qui dégrade votre réputation et bloque vos envois.
• Atteinte à l’image de marque : perte de confiance des clients et partenaires.

Bonnes pratiques à adopter durablement

• Toujours collecter vous-même vos contacts.
• Utiliser une double confirmation (double opt-in) pour valider les inscriptions.
• Nettoyer régulièrement votre base pour éviter les adresses inactives.
• Former les équipes marketing à la protection des données.
• Surveiller les mises à jour du RGPD et les recommandations de la CNIL.

À retenir

Envoyer une newsletter conforme au RGPD n’est pas qu’une obligation légale, c’est aussi un gage de sérieux et de confiance. Une base d’abonnés volontaire, une transparence sur les données et une gestion rigoureuse des droits garantissent une communication plus efficace et respectueuse.