Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, toutes les entreprises opérant en Europe, ou traitant des données de citoyens européens, doivent respecter des règles strictes en matière de protection des données personnelles. Cependant, moults entreprises continue de commettre des erreurs ou oublient certains principes lorsqu’il s’agit de se conformer au RGPD. Voici les 10 erreurs les plus fréquentes à éviter pour s’assurer que votre site web soit en règle.

L’absence de consentement explicite des utilisateurs

L’une des erreurs les plus courantes est de ne pas obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter leurs données. Selon le RGPD, le consentement doit être donné librement, être spécifique, informé et univoque. Cela signifie que vous ne pouvez pas simplement pré-cocher une case ou utiliser des formulaires de consentement génériques.

• Les remèdes :
  • Utilisez des cases à cocher (et non pré-cochée par défaut) pour demander le consentement
  • Fournissez des informations claires et spécifiques sur les types de données collectées et les raisons de leur collecte.
  • Offrez aux utilisateurs la possibilité de retirer leur consentement à tout moment.

Politiques de confidentialité confuses ou incomplètes

Une politique de confidentialité qui n’est pas claire ou qui manque d’informations cruciales est une erreur courante. Le RGPD exige que les politiques de confidentialité soient rédigées en langage claire et compréhensible pour tous les utilisateurs. Une politique vague ou trop technique peut entraîner une non-conformité voire des amendes salées.

• Les remèdes :
  • Rédigez votre politique de confidentialité en termes simples et évitez le jargon juridique.
  • Incluez des informations sur les types de données collectées, les méthodes de collecte, les raisons de la collecte, et avec qui ces données à caractère personnel peuvent être partagées.
  • Indiquez clairement et de façon complète les droits des utilisateurs concernant leurs données personnelles

Ignorer le droit d’accès et le droit à l’oubli

Le RGPD accorde aux individus le droit d’accéder à leurs données personnelles et de demander leur suppression. Ce sont les droits d’accès et à l’oubli. Ne pas fournir un moyen simple et accessible pour exercer ces droits est une faute grave et peut également aboutir à des sanctions financières lourdes.

• Les remèdes :
  • Mettez en place un processus clair pour que les utilisateurs puissent demander l’accès à leurs données ou leur suppression.
  • Répondez rapidement aux demandes des utilisateurs, idéalement dans un délai d’un mois comme le prévoit le RGPD et selon les cas.
  • Assurez-vous que toutes les données demandées pour suppression, soient effectivement effacées de tous vos systèmes et sauvegardes.

Une mauvaise gestion des violations des données

Ne pas avoir un plan en place pour gérer les violations de données est une erreur critique. Le RGPD oblige les entreprises à notifier les autorités de protection, en l’occurrence la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), dans un délai de 72 heures suivant la découverte d’une violation, et à informer les individus concernés si la violation présente un risque pour leurs droits et libertés.

• Les remèdes :
  • Elaborer un plan d’urgence pour les violations de données qui inclut des procédures de notification internes et externes.
  • Formez votre personnel à identifier et à répondre rapidement aux violations de données.
  • Maintenez une communication claire et transparente avec les utilisateurs affectés par une violation de données.

Sous-estimer la sécurité des données

La protection des données ne se limite pas à la conformité règlementaire. Elle inclut également des mesures de sécurité solides pour protéger les données des utilisateurs contre les accès non autorisés, la perte ou le vol. Une sécurité insuffisante peut entraîner des violations de données et une non-conformité au RGPD.

• Les remèdes :
  • Utilisez des protocoles de sécurité avancés comme le chiffrement des données en transit et au repos.
  • Effectuez des audits de sécurité réguliers pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles.
  • Implémentez des mesures de sécurité organisationnelles, comme la gestion des accès et la formation continue des employés sur la sécurité des données.

L’utilisation des cookies sans consentement

Un certain nombre de sites web utilisent encore des cookies pour suivre les utilisateurs sans obtenir leur consentement. Selon le RGPD, l’utilisation de cookies non essentiels nécessite le consentement explicite des utilisateurs.

• Les remèdes :
  • Implémentez une bannière de cookies qui demande un consentement clair avant de placer des cookies non essentiels.
  • Offrez une option simple pour que les utilisateurs puissent refuser ou accepter les cookies.
  • Fournissez des informations détaillées sur les types de cookies utilisés et leur finalité.

Ne pas tenir un registre des activités de traitement

Prévu par l’article 30 du RGPD, la tenue d’un registre des activités de traitement participe à la documentation de la conformité. L’obligation de tenir un registre des traitements concerne par conséquent tous les organismes, publics comme privée et quelle que soit leur taille, dès lors qu’elles traitent des données personnelles. Toutefois, les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation en ce qui concerne la tenue de ce document.

En effet, ces derniers doivent inscrire au registre les seuls traitements de données suivants :

1. Les traitements non occasionnels (exemple : gestion de la paie, gestion des clients/prospects et des fournisseurs…)
2. Les traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes (exemple : système de géolocalisation, de vidéosurveillance…)
3. Les traitements qui portent sur des données sensibles (exemple : données de santé…)

• Les remèdes :
  • Documentez tous les traitements de données effectués par votre entreprise.
  • Mettez à jour le registre régulièrement pour refléter les nouvelles activités ou les modifications des processus existants.
  • Assurez-vous que le registre soit facilement accessible en cas de demande d’audit par la CNIL.

Une mauvaise gestion des sous-traitants

Si vous partagez des données personnelles avec des sous-traitants, vous devez vous assurer qu’ils soient eux aussi conformes au RGPD. Beaucoup d’entreprises négligent en effet cette vérification.

• Les remèdes :
  • Passez en revue les contrats avec vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent bien les normes du RGPD.
  • Exigez des sous-traitants qu’ils mettent en œuvre des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données.
  • Effectuez des audits réguliers pour vérifier la conformité des sous-traitants.

Manque de transparence sur l’usage des données

Les utilisateurs ont parfaitement le droit de savoir comment leurs données à caractère personnel sont utilisées. Manquer de transparence sur l’utilisation des données personnelles peut entraîner une méfiance des utilisateurs ainsi que des sanctions règlementaires.

• Les remèdes :
  • Communiquez clairement avec les utilisateurs sur l’utilisation que vous faites de leurs données personnelles.
  • Offrez des options aux utilisateurs pour contrôler l’utilisation de leurs données (par exemple le désabonnement aux newsletters).
  • Fournissez des mises à jour régulières sur les politiques de confidentialité et les usages des données.

Absence de désignation d’un délégué à la protection des données (DPO)

Dans certains cas, les RGPD exige la nomination d’un délégué à la protection des données (ou Data Protection Officer, DPO) pour superviser la conformité RGPD. ne pas nommer un DPO quand cela est nécessaire peut être une infraction au RGPD.

• Les remèdes :
  • Evaluez si votre entreprise doit désigner un DPO en fonction des types de données traitées et de leur volume.
  • Désignez un DPO qui connaît bien les exigences du RGPD et qui peut surveiller efficacement la conformité.
  • Assurez-vous que le DPO soit facilement accessible pour répondre aux questions des utilisateurs et des autorités de contrôle.

En conclusion, la conformité RGPD est essentielle pour protéger les droits des utilisateurs et éviter des potentielles sanctions financières qui peuvent être très lourdes. En évitant ces 10 erreurs courantes, vous pouvez non seulement vous rapprocher d’une conformité RGPD pour votre site web, mais aussi renforcer la confiance de vos utilisateurs. Prenez le temps de revoir régulièrement vos pratiques de gestion des données personnelles de vos utilisateurs et restez informé des mises à jour du RGPD pour rester toujours conforme.

Et pour avoir les idées bien focus sur votre business, n’hésitez pas à nous confier votre mise en conformité RGPD concernant votre site web. Pour un accompagnement de A à Z sur ce sujet complexe, n’hésitez pas à effectuer notre pré-audit gratuit ou nous contacter directement !