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Pour beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME), la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) reste un sujet complexe et délicat. Pourtant, assurer une bonne conformité RGPD n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une véritable opportunité pour gagner la confiance de vos clients. En appliquant ces 6 grands réflexes édictés par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) au quotidien, vous montrerez à tous vos clients votre implication et votre sensibilisation à la protection des données personnelles.

1- Ne collectez que les données vraiment nécessaires pour atteindre vos objectifs

Disposer d’un site web est aujourd’hui indispensable pour la plupart des entreprises, mais cela implique également la responsabilité de protéger les données personnelles de vos visiteurs. C’est ici que le RGPD entre en jeu, en fournissant un cadre clair et rigoureux pour la gestion de ces données. En effet, dans le cadre du recueil de ces données, il est nécessaire de les collecter pour un but bien déterminé et légitime. Celles-ci de doivent donc pas être traitées ultérieurement de façon incompatibles avec cet objectif initial. Par conséquent, le principe de finalité limite la manière dont vous pourrez utiliser ou réutiliser ces données dans le futur et évite la collecte de données “au cas où”. La finalité indique à quoi votre fichier va servir. Par exemple, un fichier de recrutement ne peut pas être utilisé pour proposer des offres commerciales aux candidats à un emploi dans votre société.

2- La transparence est la clé

Vos clients doivent conserver la maîtrise des données qui les concernent. Il est primordial qu’ils soient informés de l’utilisation de leurs données dès le moment de la collecte. Cela signifie que vous devez être clair et transparent sur ce que vous allez faire de leurs informations personnelles. Les données ne peuvent en aucun cas être collectées leur à leur insu. Cela inclut de leur fournir des explications faciles à comprendre sur la manière dont leurs données seront utilisées, stockées et protégées. En assurant cette transparence, vous aidez vos clients à se sentir en sécurité et respectés, ce qui est essentiel pour maintenir une relation de confiance. Les personnes doivent être également informées de leurs droits (collecte directe et indirecte) et des modalités d’exercice de leurs droits.

3- Organisez et facilitez l’exercice des droits des personnes

Vos clients, dès lors que vous collectez leurs données personnelles, ont le droit de les consulter, d’y accéder, de le rectifier etc. Dans ce cadre, vous devez organiser des modalités permettant aux personnes d’exercer leurs droits et de répondre dans les meilleurs délais à ces demandes de consultations ou d’accès, de rectification ou de suppression des données, voire d’opposition, sauf si le traitement répond à une obligation légale. Ne vous contentez pas de les informer de leurs droits : facilitez l’exercice de ces droits. Mettez en place des processus clairs et accessibles pour que vos clients puissent facilement demander l’accès à leurs données, les corriger, les supprimer ou les transférer. Cela peut inclure des interfaces utilisateur intuitives sur votre site web, des formulaires de contact dédiés, ou encore un support client réactif et formé à gérer ces demandes.

4- Fixez des durées de conservation

Partant du principe que vous ne pouvez pas conserver indéfiniment les données de vos clients, il est crucial de mettre en place un politique bien définie de durée de conservation de leurs données personnelles. Celles-ci ne sont conservées qu’en “base active”, c’est-à-dire dans la gestion courante et que le temps strictement nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi. Par la suite, ces données doivent être détruites, anonymisées ou archivées dans le respect des obligations légales applicables en matière de conservation des archives publiques. N’oubliez pas que garder des données au-delà de cette période pourrait non seulement contrevenir à la réglementation, mais aussi exposer votre entreprise à des risques de sécurité et d’amendes inutiles.

5- Sécurisez les données et identifiez les risques

Que ce soit la sécurité physique, la sécurité informatique, la sécurisation de vos locaux (armoires et postes de travail…), la gestion stricte des habilitations et des droits d’accès informatiques, vous devez prendre toutes les mesures utiles pour garantir la sécurité de vos données. Cette sécurisation des données consiste également à s’assurer que seuls les tiers autorisés par des textes ont accès aux données. Ces mesures sont adaptées en fonction de la sensibilité des données ou des risques qui peuvent peser sur les personnes en cas d’incident de sécurité.

6- Inscrivez la mise en conformité dans une démarche continue

Sachant qu’il faut faire vivre au jour le jour cette mise en conformité RGPD, il est nécessaire de vérifier régulièrement que les traitements n’ont pas évolué de manière non conforme, que les procédures et les mesures de sécurité mises en place sont toujours bien respectées et de les adapter si besoin. En effet, les besoins et les technologies évoluent, et les processus de traitement des données doivent être continuellement revus via des audits et des tests réguliers pour s’assurer qu’ils restent alignés avec les exigences du RGPD.

En conclusion, en respectant ces principes au quotidien, vous montrez à vos clients que vous prenez au sérieux la protection de leurs données personnelles. Non seulement cela renforcera leur confiance en votre entreprise, mais cela contribuera également à construire une réputation solide et fiable.

Et vous ? Où en êtes-vous concernant votre conformité RGPD ? Pour le savoir, n’hésitez pas à effectuer notre pré-audit gratuit ou nous contacter directement !

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