Depuis l’entrée en application du RGPD (Règlement général sur la protection des données) en 2018, la protection des données personnelles n’est plus juste une option. Pourtant, de nombreuses entreprises, y compris bien attentionnées, continuent d’adopter des pratiques non conformes. certaines erreurs relèvent d’un manque de formation, d’autres d’une mauvaise interprétation du règlement. Dans tous les cas, ces maladresses peuvent coûter cher juridiquement, financièrement ainsi qu’en termes d’image. Voici un tour d’horizon des erreurs RGPD en entreprise les plus courantes et des conseils pour les corriger.

1. Collecter plus de données que nécessaire

Il est tentant de tout collecter « au cas où » : numéro de téléphone, date de naissance, préférences, historique complet… Mais le RGPD repose sur un principe fondamental : la minimisation des données. En effet, vous ne devez traiter que ce qui est strictement nécessaire.

Mauvaise pratique : un formulaire d’inscription qui demande systématiquement la civilité, la profession ou la date de naissance sans justification.

A faire : pour chaque champ, se demander s’il est indispensable à la finalité annoncée. Si ce n’est pas le cas, le supprimer.

2. Demander un consentement qui n’en est pas un

Pour que les erreurs RGPD les plus courantes en entreprise soient un lointain souvenir, le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il ne peut pas être supposé, implicite, ou noyé dans les conditions générales.

Mauvaises pratiques :

• Une case pré-cochée pour accepter une prospection commerciale.
• Un bandeau cookie qui affiche « en poursuivant votre navigation… » sans bouton de refus.

A faire :

• Proposer une case à cocher non cochée par défaut.
• Donner une information claire et accessible sur ce à quoi sert chaque traitement.
• Permettre un refus aussi simple que l’acceptation.

3. Ne pas tenir de registre des traitements

Le registre des traitements est obligatoire dès lors que l’entreprise traite des données personnelles de manière régulière. Même une PME doit pouvoir décrire qui traite quoi, pourquoi, avec quelles garanties.

Mauvaise pratique : penser que le RGPD ne s’applique qu’aux grandes entreprises ou que « tout est déjà sécurisé donc pas besoin de registre ».

A faire : dresser une registre clair, même simple, décrivant les principales activités de traitement (exemple : gestion RH, facturation, prospection…). Ce document est le point de départ de toute démarche de conformité.

4. Oublier le droit des personnes

Le RGPD accorde plusieurs droits aux personnes concernées : accès, rectification, opposition, effacement, portabilité, limitation. L’entreprise doit être en mesure de répondre à ces demandes rapidement et gratuitement (selon les cas).

Mauvaise pratique : ne pas avoir de procédure en place pour gérer les demandes ou ignorer un e-mail de demande d’effacement.

A faire :

• Désigner un point de contact clair pour les demandes (DPO ou référent DPO).
• Mettre en place une procédure de réponse sous 30 jours.
• Informer clairement les utilisateurs de leurs droits (notamment dans la politique de confidentialité).

5. Négliger la sécurité des données

Le RGPD impose de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données personnelles. Il ne s’agit pas seulement des mots de passe. Cela inclut les sauvegardes, les accès, les mises à jour, la gestion des habilitations…

Mauvaises pratiques :

• Un fichier Excel contenant des données clients stocké sur un poste personnel non protégé.
• Des accès non limités. Tout le monde a accès à tout, tout le temps.

A faire :

• Restreindre les accès aux seules personnes qui ont besoin.
• Appliquer les mises à jour de sécurité.
• Prévoir des audits réguliers.
• Alerter la CNIL en cas de violation de données dans les 72h

6. Mal encadrer la relation avec les sous-traitants

Si vous confiez une partie de vos traitements (hébergement, mailing, CRM…) à un prestataire, vous devez, pour éviter les erreurs RGPD les plus courantes en entreprise, signer avec lui un contrat conforme au RGPD.

Mauvaise pratique : souscrire à un outil en ligne sans vérifier les clauses sur les données personnelles, ni la localisation des serveurs;

A faire :

• Choisir des prestataires qui offrent des garanties sérieuses (exemple : certification ISO 27001 ou politique RGPD claire).
• Vérifier où sont hébergées les données (UE ou hors UE).
• Encadrer les responsabilités en cas de violation de données.

6. Considérer le RGPD comme un « one shot »

La conformité RGPD n’est pas un projet ponctuel. Elle doit s’inscrire dans la durée et faire l’objet de mises à jour régulières : nouveaux traitements, nouveaux outils, nouveaux risques.

Mauvaise pratique : faire un audit une fois, puis ne plus s’en occuper pendant trois ans.

A faire :

• Former régulièrement les équipes.
• Mettre à jour le registre en cas de nouveau traitement
• Réévaluer les risques régulièrement, notamment en cas de changement d’outil ou de processus.

Le RGPD n’a pas pour but de compliquer la vie des entreprises, mais de structurer le traitement des données dans un cadre de confiance. Les erreurs RGPD les plus courantes en entreprise montrent que la non-conformité est souvent le fruit d’une méconnaissance plutôt que d’une mauvaise volonté. En évitant ces pièges et en intégrant la protection des données dès la conception de vos projets, vous protégez vos clients, vos salariés et votre entreprise.